Viešieji pirkimai – puiki niša bet kuriam smulkiam, vidutinio dydžio ar net stambiam verslui. Sėkmingai įgyvendinus viešojo pirkimo projektą ne tik, kad galima smarkiai pagerinti įmonės finansinę padėtį, tačiau ir sulaukti žiniasklaidos dėmesio bei visuomenės pripažinimo. Dabar, labiau nei bet kada anksčiau, viešieji pirkimai sudaro svarbią ekonomikos dalį. Tačiau toli gražu ne visi norintys ar jau dalyvaujantys šiuose pirkimuose žino, ko reikia, kad kandidatūra būtų sėkminga. Štai jums net aštuoni patarimai, ko reikia norint pateikti pirkėjui gerą projektą.
1. Informacijos surinkimas ir pasiruošimas
Vykdant mažos apimties pirkimą, su jūsų įmone gali būti susiekta apklausos būdu. Jums galbūt net nereikės pildyti jokių formų ar kurti projektinių dokumentų. Tačiau jūsų įmonė privalo būti pasiruošusi dalyvauti ir pasiūlyti gerus terminus. Jeigu visgi projektą reikia aprašyti, būtina pasidomėti pačios perkančiosios organizacijos veikla, vadovybe, vertybėmis ir aplink šią informaciją „lipdyti“ pasiūlymą.
2. Atidus ir kruopštus pirkimų pasirinkimas
Visi rinkos dalyviai pataria geriau atskleisti visą įmanomą arsenalą vienam pasiūlymui negu bandyti laimėti 4 ar 5 vienu metu. Kuo greičiau imkitės projekto rengimo ir sutelkite visus resursus bei pastangas į sėkmingą to projekto paruošimą. Kad ir kokie patrauklūs pasiūlymai atsirastų vėliau, kol nebaigtas pastarasis, naujų geriau nesiimti.
3. Tinkamas darbų pas(i)skirstymas
Kai kada projektų vadovui geriausia tiesiog kuo mažiau kištis į tai, kaip dirba jo komanda. Kai kada viskas yra atvirkščiai ir būtina kuo atidžiau stebėti eigą. Aišku, viskas priklauso nuo asmeninių komandos narių savybių, tačiau vykdant projekto rengimą būtina tinkamai paskirstyti darbus ir pernelyg neapkrauti komandos. Jei reikia – teks samdyti išorės specialistus.
4. Nuoseklus reikalavimų laikymasis
Deja, kūrybiškumas ir netradicinis požiūris čia ne visada bus įvertintas. Jūsų projekto turinys, vizija ir tikslai gali būti modernūs, naujoviški ar šiek tiek netipiški. Tačiau jų pateikimas ir visas informacijos valdymas privalo atitikti biurokratinius ir pirkimo dokumentuose numatytus standartus. Jeigu projektą rašo nepatyręs asmuo, klaidų tikimybė išauga. Projekto vadovo ir redaktorių atsakomybė – tas klaidas pašalinti arba kuo labiau sumažinti jų kiekį. Tai labiausiai liečia dokumento formatavimo ir teksto pateikimo, susijusių dokumentų reikalavimus.
5. Įrodymai ir paaiškinimai
Kai kas klaidingai supranta pačios paraiškos teikimo esmę. Organizacija, organizuojanti pirkimą yra lanksti kainos atžvilgiu (dažniausiai), jeigu jai pasiūloma didesnė nauda. Tai reiškia, kad ji gali sumokėti daugiau (biudžeto ribose) už geresnį produktą ar kokybiškesnę paslaugą. Būtinai pateikite informaciją apie ekonominę naudą klientui.
6. Išnaudokite prezentacijas
Kai kuriuose pirkimuose patrauklius pasiūlymus pateikę kandidatai bus kviečiami pristatyti savo idėją. Išnaudokite šias prezentacijas, nes tai yra didžiausia ir geriausia galimybė savo pusėn palenkti visus subjektyvius vertinimo kriterijus. Stenkitės kuo daugiau sužinoti apie vertintojus ir stebėtojus bei pateikite informaciją taip, kad jie nenuobodžiautų. Tačiau nepersistenkite. Profesionalumas – vis tiek svarbiausia.
7. Duokite dokumentus peržiūrai pašaliniam asmeniui
Naudingas patarimas, kuris gali išgelbėti nuo apmaudžių klaidų arba išryškinti pasiūlymo silpnas vietas – pasiūlymo peržiūra, kurią atliktų pašalinis asmuo. Kaip sakoma „šviežia perspektyva“ ir naujas asmuo gali pastebėti tai, ko tikrai nematė nei projektų vadovas nei pasiūlymą rašanti komanda.
8. Tobulinkite net po to, kai laimėjote
Darbas niekada nestoja. Net, jeigu pirkimo sutartį laimėjo jūsų bendrovė, vis tiek verta padaryti aptarimą, kas galėjo būti geriau, kas galėjo būti kitaip, ką konkurentai padarė geriau už jus ir panašiai.