Agentūras ir paslaugų verslus vienija panašus iššūkis – didelis dokumentų kiekis. Klientų sutartys, paslaugų priėmimo–perdavimo aktai, papildomi susitarimai, konfidencialumo susitarimai (NDA), sąskaitos faktūros. Kiekvienas projektas generuoja naują dokumentų rinkinį, o kiekvienas klientas gali turėti savus reikalavimus ir darbo eigą.
Elektroninis parašas neišsprendžia visų verslo problemų, tačiau gali gerokai supaprastinti dokumentų pasirašymo tvarką.
Klientų sutartys
Bendradarbiavimas su nauju klientu dažniausiai prasideda nuo sutarties. Popieriniame procese tai neretai reiškia ilgą grandinę: sutartis parengiama, išsiunčiama PDF formatu, klientas ją atsispausdina, pasirašo, nuskenuoja ir grąžina.
Naudojant elektroninį parašą, sutartis gali būti pasirašyta telefonu ar kompiuteriu, o procesas dažnai užtrunka gerokai trumpiau. Tai leidžia greičiau pradėti darbus ir sumažina administracinę naštą.
Konfidencialumo susitarimai (NDA)
Konfidencialumo susitarimai dažnai reikalingi dar prieš pradedant išsamesnius pokalbius su potencialiais klientais ar partneriais. Todėl svarbu, kad jų pasirašymo procesas neužtruktų.
Elektroninis pasirašymo būdas leidžia konfidencialumo susitarimus sudaryti greičiau ir patogiau. Dokumentas iš karto pasiekia abi šalis, o jį pasirašius, tolesnis bendradarbiavimas vyksta aiškiai apibrėžtomis sąlygomis.
Priėmimo–perdavimo aktai
Baigus projektą ar jo etapą, dažnai pasirašomas priėmimo–perdavimo aktas. Tai svarbus dokumentas, patvirtinantis, kad darbai atlikti ir perduoti klientui.
Popieriniai dokumentai kartais vėluoja dėl paprasčiausių priežasčių – klientas yra išvykęs, užimtas ar tiesiog atideda pasirašymą. Naudojant elektroninį parašą, aktas gali būti išsiunčiamas iš karto po darbų perdavimo, o klientas jį pasirašo jam patogiu metu. Tai padeda greičiau užbaigti administracinius procesus ir pereiti prie atsiskaitymo.
Skaitmeninis archyvas
Dirbdamos su dešimtimis klientų ir daugybe projektų, agentūros greitai sukaupia didelius dokumentų kiekius. Popieriniame archyve rasti konkretų susitarimą po kelerių metų tampa sudėtinga ir atima daug laiko.
Skaitmeniniame archyve dokumentus galima greitai rasti pagal klientą, datą, dokumento tipą ar pasirašiusį asmenį. Tai padeda efektyviau valdyti informaciją ir sumažina riziką prarasti svarbius dokumentus.
Agentūrų ir paslaugų verslų darbo tempas yra spartus, todėl ir dokumentų valdymo procesai turi būti lankstūs, kad netaptų kliūtimi paties verslo augimui.
