Norite pagerinti procesus įmonėje? Nepriklausomai nuo jos dydžio, veiklos srities ar masto, kiekvienas ambicingas verslas nori maksimaliai optimizuoti procesus – atsisakyti atgyvenusių priemonių ir investuoti į tai, kas padėtų sutaupyti laiko, pagerinti rezultatus, komunikaciją ir automatizuoti kai kuriuos darbus. Šiame straipsnyje rasite 3 paprastus sprendimus, kuriuos galite priimti jau šiandien.
1. Pasitelkite išmaniąsias programas
Kai kalbama apie techninių procesų automatizavimą ir efektyvų dalinimąsi informacija, puikus pavyzdys – novatoriškos personalo valdymo programos. Šių įdiegimas iškart išsprendžia itin daug laiko išteklių kainuojančias problemas ir klausimus, kurie neleidžia dirbti produktyviai ir efektyviai. Investavę į modernią personalo valdymo programą, galite patogiai vienoje vietoje:
– planuoti ir sekti darbuotojų veiklas ir šioms reikalingą laiką (atlikti darbo laiko apskaitą);
– tvarkyti kitus su personalo administravimu susijusius darbus;
– tvarkyti visą su darbuotojais susijusią dokumentaciją (pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaita, prašymų tvirtinimas ir kt.);
– tvarkyti, saugoti ir pasirašyti verslui aktualius dokumentus (sutartys ir pan.);
– efektyviai atlikti darbo priemonių apskaitą;
– suteikti visą svarbiausią informaciją sklandžiai naujų darbuotojų pradžiai;
– ir t. t.
Itin praverčia, kai sistema leidžia buhalterijai ir personalui dirbti vieningoje sistemoje – tai padeda išvengti duomenų dubliavimo bei klaidų. Kaip jau supratote, vienoje platformoje galite planuoti darbus, kiekvieno darbuotojo krūvį ir laiką, dalintis svarbiausia informacija įmonėje, atsisakyti didžiosios dalies popierinių dokumentų.
Geriausia dalis ta, kad tokia sistema įveda ne tik daug aiškumo ir sutaupo daug brangaus laiko, bet ir kelia darbuotojų motyvaciją. Jiems suteikiama daugiau savarankiškumo, specialistai gali daugiau įsitraukti į įmonės procesus. Be to, laiku ir tiksliai apskaičiuojamas darbo užmokestis ir tikslingas personalo valdymas padeda užtikrinti objektyvumą ir skaidrumą.
2. Skatinkite reguliarią komunikaciją įmonėje
Kitas gana akivaizdus, bet tikrai ne visų efektyviai naudojamas būdas pagerinti procesus įmonėje – nuosekli ir reguliari komunikacija. Čia kalbame ne tik apie darbuotojų komunikaciją su tiesioginiais vadovais ar to paties skyriaus kolegomis, bet, apskritai, su visa komanda. Priešingai nei gali pasirodyti, vienam skyriui aktualūs klausimai neretai atneša naudingų įžvalgų ir kito skyriaus atstovams, leidžia visiems geriau suvokti, kas vyksta visos įmonės lygmeniu.
Bent kartą per savaitę organizuokite darbų apžvalgą skyriuose, o kartą per mėnesį visų skyrių atstovai turėtų kartu pasidalinti darbų apžvalga, atradimais, iššūkiais. Pastebima, kad reguliari ir nuosekli komunikacija leidžia išvengti klaidų, užtikrinti sklandesnius darbų procesus ir net atrasti papildomų verslo galimybių.
3. Apibrėžkite aiškius tikslus: įmonės, komandos, darbuotojų
Galiausiai, net jei bus sklandi komunikacija ir moderniausios programos, bet darbuotojai nežinos savo tikslų (įmonės ir asmeniniu lygmeniu), rezultatas nebus maksimalus. Svarbu, kad kiekvienas dirbantis žinotų, kokie yra įmonės siekiai trumpalaikėje ir ilgalaikėje perspektyvoje. Tuomet, atsižvelgiant į šiuos, reikėtų pagalvoti apie tikslus kiekvienai komandai ir atskirai – darbuotojui. Svarbu, kad tikslai būtų ne tik realūs ir apibrėžti, bet ir pamatuojami. Taip kiekvienas žino savo atsakomybes ir vaidmenį, gali tikslingiau planuoti savo darbus.
Kartais atrodo, kad įmonės veiklų optimizacija – itin sudėtingas ir brangus procesas. Vis dėlto, panašu, kad ženkliai pagerinti rezultatus galima paprastais sprendimais, kurių įvedimas nepareikalaus nei daug laiko, nei milžiniškų investicijų. Integruodami personalo valdymo programą, puoselėdami naujus komunikacijos įpročius ir sukurdami motyvuojančią tikslų sistemą, rezultatus, tikėtina, pamatysite dar tą patį mėnesį.